（一）会议召集要求

《公司法》虽然规定了具体会议的召开时间，但并没有规定未如期召开会议的法律后果，这也导致未如期召开具体会议没有强制约束的法律后果。反映到司法实践中，出现公司董事、监事等不履行职务行为召集股东会、董事会时，极少会有法院作出判决要求特定主体召集股东会（如（2018）冀0708民初1246号案件），主流意见仍是尊重公司的意思自治，由公司内部人员根据法律具体规定自行提起相应会议议程，避免司法过多干预公司内部治理。最高人民法院在2019年11月18日发布的《全国法院民商事审判工作会议纪要》传达的也是这样的精神，其中第29条规定：公司召开股东（大）会本质上属于公司内部治理范围。股东请求判令公司召开股东（大）会的，人民法院应当告知其按照《公司法》第40条或者第101条规定的程序自行召开。股东坚持起诉的，人民法院应当裁定不予受理；已经受理的，裁定驳回起诉。

但就上市公司而言，违反有关会议召开的法律规定将直接面临监管压力和严重后果。《上市公司股东大会规则》规定：上市公司无正当理由不召开股东大会的，证券交易所有权对该公司挂牌交易的股票及衍生品种予以停牌，并要求董事会作出解释并公告。《上海证券交易所上市公司自律监管指引第1号——规范运作》规定，董事长应保证上市公司董事会会议的正常召开，董事长决定不召开董事会会议的，应当书面说明理由并报上市公司监事会备案。

因此，上市公司应及时、合规地召集相关会议，该些会议的有序召开也是上司公司正常运营的基础性条件。

（二）会议召集、主持主体

《公司法》及相关司法解释就相关会议具体的召集、主持主体进行了依次递进、环环相扣的程序设置，前置程序未完成或条件未成就的主体实施的召集行为将导致程序瑕疵，法院会基于瑕疵轻重程度、对决议有无实质影响等因素判断是否对相关会议形成的决议予以撤销等严重后果。以（2018）川18民终779号案件及（2020）京民申5050号案件为例，法院对会议召集主体持有严苛的审查观点，以股东会的召集主体不适格（包括持股比例不符合规定、在先顺位的召集主体未表态不召集等情形）为由，直接判决撤销相应的股东会决议；而与此相对应的，在（2021）粤06民终563号案件中，因股东会会议通知未表明召集人身份，法院也认为召集主体属于轻微瑕疵、未对决议内容产生实质性影响，并基于此认知而不予撤销决议。由此可见，召集主体对决议效力仍然存在较大的影响，上市公司在召集会议时更应严格注意召集主体要求，避免出现因召集主体瑕疵而导致决议被撤销的风险。

（一）会议的通知时限

会议通知应于法定期限内送达于相关参会人员，该要求主要是为了充分保障参会人员的知情权。如果参会通知没有有效送达应参会人员或者没有证据证明完成有效送达，法院往往会认为此举剥夺、侵犯了股东、董事和其他人员的知情权、参会权、表决权，并认为此为严重程序瑕疵而对相关决议予以撤销（见（2019）豫民申5143号民事裁定书、（2017）津02民终6948号民事判决书）。

特别地，会议通知的合规要求不仅仅体现在完成送达，还要求符合通知时限，这是为了给予股东、董事等参与人员充足时间获取信息并享有公平、平等的机会以参与决议。如发生违反通知时限规定的做法，法院通常会根据个案评判程序瑕疵的严重程度及对股东权利行使的影响。以（2018）黔民终811号案件及（2016）京01民终5549号案件为例，法院认为公司股东收到股东会议通知的时间违反了《公司法》及章程规定，且股东未出席股东会，妨碍了其公平地参与多数意思的形成，并撤销了相关决议。而在个案中，法院经综合评判后认为通知时限属轻微程序瑕疵，不影响股东参与会议及决议结果的，从尊重公司自治的角度，会判决驳回撤销决议的诉请（见（2019）京民申1402号案件）。

因此，就会议通知而言，有效送达和通知期限是评判程序合规的两项重要标准，其中有效送达的影响更为重要。故上市公司在会议通知时，应当注意满足送达和时限的要求，并留存好相应记录，避免发生争议时受到举证不能的影响。

（二）会议的通知内容

通知内容的完备性是为了保障会议参会人员在充分准备的情况下更好地发表、交换意见，使可能与己方意见不同的他方接受其主张或者通过了解其他人的意见修正己方的主张，进而影响最终的决议内容。鉴于现有法律法规对于通知应披露的具体决议事项内容的要求较为笼统，故审议事项的具体内容是否应在通知中予以披露往往是争议焦点所在，而在司法实践中，该瑕疵影响的评价也更多依赖于法院对于具体案件情形的感观与判断。以（2018）京0105民初15755号案件为例，法院认为，股东会会议通知内容中仅披露涉及的6项审议事项名称，未明确告知审议事项的具体内容，虽然在距离股东会召开仅有5天时间时补充发送了具体文件，但在涉及多项议题且内容繁多、复杂的情况下，无法保障股东能够充分行使相应的权利，故判决撤销了相关股东会决议。

值得注意的是，根据《上市公司股东大会规则》的规定，股东大会通知和补充通知中应当充分、完整披露所有提案的具体内容，以及为使股东对拟讨论的事项作出合理判断所需的全部资料或解释。如果上市公司违反前述规定，将面临行政处罚。广西慧球科技股份有限公司曾因披露的议案只有议案标题而无任何具体内容，被认为存在重大遗漏，而被处以《中国证监会行政处罚决定书》（〔2017〕48号）。因此，对于上市公司而言，监管对于会议通知涉及的议案内容披露要求更高，虽监管处罚与司法撤销的法律后果不等同，但监管处罚可能会成为司法介入的导火索，上市公司在会议通知内容披露上仍应适用更高要求标准，详尽披露议案内容。

（三）股东大会提案提出

股东提案权是股东依法享有的资产收益、参与重大决策和选择管理者等权利在公司治理层面的实际落实，上市公司应充分保障股东的法定提案权并依法依规予以充分、完整披露，否则可能受到监管部门的处罚。2018年3月23日，成都华泽钴镍材料股份有限公司董事会在收到3%以上股份的股东书面提交的2018年第二次临时股东大会提案后，未在收到提案后2日内发出股东大会补充通知，未公告临时提案的内容，被四川证监局处以采取责令改正措施。

现行法律法规虽未对股东临时提案的内容有所限制，但当前《公司法》的修订草案传递出对此要予以一定规制的立法倾向。《公司法》（草案三审稿）第一百一十八条规定，……选举、解任董事、监事以及本法第一百一十九条第三款规定的事项，不得以临时提案提出。其中第一百一十九条第三款所涉及的是修改公司章程、增加或者减少注册资本、公司合并、分立、解散或者变更公司形式等公司传统重大决议事项。该些临时禁止事项都属于对公司经营治理有重要影响的事项，不能以临时议案的形式仓促提出并决议，一方面维护了公司治理结构的稳定，另一方面，防止在控制权争夺过程中，一方股东突击提起前述议案，滥用股东临时提案权损害其他股东利益。

值得引起重视的是，本团队代理的某上市公司股东大会决议撤销案件中，在股东大会召开10日前以临时提案的方式突袭提出选举包括独立董事、非独立董事在内的全部董事会候选人的议案，会被法院认为该议案不在原定会议通知的议案范围内，且损害了其他提名主体提名董事候选人的权利，有违董事选聘程序并有损上市公司的稳定治理，在此基础上判决撤销了股东大会关于选举非独立董事、独立董事候选人的议案，并对公司治理结构产生了颠覆性影响。实际上，该判决内容与司法实践倾向相吻合，并反映出《公司法》修订草案的精神以及全力维护上市公司稳定、有序治理的监管趋势。

（一）决议形成机制

《公司法》及司法解释对会议表决过程及效力作出了明确规定，会议表决瑕疵会导致发生决议不成立等严重后果。以(2021)京03民终7055号案件及(2020)京01民终1059号案件为例，如公司不能对会议的实际召开情形、与会人员参与表决等客观事实进行举证说明的，尤其存在会议没有实际召开、与会人员不可能参会表决的相反事实而公司又不能举证或合理解释实际表决情况的，法院会直接认定相关会议决议不成立。

参考当前司法实践，人民法院主要依靠以下证据判断公司是否实际召开会议：（1）公司是否能够提交本次会议召开过程中形成的会议通知、会议记录等过程性文件；（2）公司是否能够证明本次会议参与人曾实际出现在会议召开地点，如提供相关视频录像等；（3）上市公司是否依法履行了对外披露的法定义务；（4）决议上的签字是否为各会议参与人亲自签名或由有权代理人签名；（5）公司对于会议召开过程的陈述，包括时间、地点、过程等事实是否符合常理；（6）根据需要，人民法院可能在庭审过程中还会询问参与本次会议的董事，就其他事实问题予以核对。

结合上述法律法规规定及司法实践，上市公司在会议表决过程中，应注意会议的实际召开及表决记录，仔细核对与会人员身份及表决情况，防范出现因表决问题导致决议不成立的后果。

（二）会议记录

会议记录是证明相关会议召开的直接证据，如果没有会议记录，但有其他证据如公证监督文书或视频录像等证明会议的召开，可以一定程度上弥补没有会议记录的瑕疵、避免发生决议不成立的后果。但在缺少其他有利证据佐证的情况下，该等瑕疵可能会构成决议不成立的理由。

对于上市公司而言，应更加注意会议记录要求，避免因会议记录不规范、不完整会引发行政处罚风险。如神雾节能股份有限公司由于存在公司部分股东大会会议记录未记载出席或列席会议的董事、监事、经理和其他高级管理人员姓名，未记载律师及计票人、监票人姓名，未记载针对每一提案的发言要点等情形，被辽宁证监局处以责令改正措施；奥瑞德光电股份有限公司在召开临时股东大会时，部分股东未在股东大会报到登记册上签字，部分股东未在表决票上发表意见但均作为同意票计算，被重庆证监局处以责令改正措施。

四、结语

为有效规避公司治理过程中的程序风险，上市公司必须全方位、全流程地把控相关会议召集、表决以及信息披露工作，确保充足的通知时间、完备的通知内容、恰当的通知方式，会议召集人、主持人符合法律规定，会议的实际召开、决议、会议记录等每一个环节均予以严格把控，以此保证会议整体的有效性、合规性，避免在可能的公司决议诉讼中处于被动局面或受到监管部门的关注与处置。而遵循公司治理的程序合规性，上市公司才能作出有效决议，并在高效执行治理决议的路径追求高质量的发展。